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Gestion Électronique de Documents et Système d’Archivage Électronique

4 mars 2015

Gestion Électronique de Documents et Système d'Archivage

Constamment à l’écoute des besoins des collectivités adhérentes ou pour les anticiper, le Syndicat Mixte des Inforoutes est en recherche perpétuelle pour développer de nouveaux services. La logique de mutualisation, entrant dans l’ADN même du Syndicat, permet à toutes les collectivités d’y accéder quelque soit leur taille.

Les enjeux d’une Gestion Électronique de Documents et d’un Système d’Archivage Électronique

Dans le contexte du développement de l’administration électronique et de l’évolution législative sur la valeur juridique des documents électroniques, le nombre de documents électroniques augmente très rapidement. Les archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que les archives papier mais présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement particulières. Dans le cadre de sa mission d’accompagnement des collectivités, le SMI étudie des solutions de Gestion Électronique de Documents et de Système d’Archivage Électronique. Ces outils permettent :

  • la centralisation des informations,
  • l’accès et l’informatisation des processus documentaires
  • garantissent le bon fonctionnement de l’administration en terme de :
    • réactivité,
    • d’ouverture,
    • de transparence
    • et d’obligations légales.

Objectifs principaux du projet

Mettre à disposition des collectivités utilisatrices une Gestion Électronique de Documents, c’est à dire une solution informatique permettant d’organiser et de gérer les documents électroniques, avec :

  • la numérisation des documents : transformation des supports papier ou traditionnels en support numérique
  • la dématérialisation des processus : création de circuits de traitement des documents numériques.

Avoir une organisation rationnelle de l’information pour permettre de :

  • limiter les risques liés aux nouvelles technologies : modification, falsification, disparition des données
  • garder une trace fiable et opposable garantissant les droits fondamentaux des citoyens
  • garantir une information de qualité en capitalisant les connaissances et une organisation raisonnée
  • s’inscrire dans une démarche de qualité et répondre aux réglementations nationales et internationales en termes d’archivage légal
  • améliorer la recherche et la circulation de l’information
  • travailler en collaboration
  • rationaliser les coûts.

Obtenir l’agrément tiers-archiveur 

Cet agrément est décerné par le Service Interministériel des Archives de France, après un audit très poussé de nos infrastructures techniques. L’étude est actuellement en cours. Seules trois structures publiques en France sont en attente d’agrément, ou l’ont déjà obtenu. L’agrément tiers-archiveur permettra de mettre à disposition une plateforme d’archivage électronique des documents, sécurisée et à valeur probante, pouvant couvrir tous les âges des archives (archivage courant, archivage intermédiaire, archivage définitif et / ou destruction).

Étapes du projet 

  • Choix de la solution GED après mise en concurrence 
  • Déploiement de la solution GED 
  • Choix de la solution « archivage électronique » après mise en concurrence 
  • Obtention de l’agrément tiers-archiveur 
  • Déploiement de la solution « archivage électronique » 

A venir bientôt 

Des réunions spécifiques d’information vous seront proposées au second trimestre 2015 pour vous décrire la solution retenue en matière de GED. Notre prestataire nous accompagnera durant ces réunions, ainsi que les Archives Départementales, très associées à ce projet.

Pour aller plus loin

Vous pouvez consulter le diaporama explicatif réalisé par Sandra Giguet lors de son stage aux Inforoutes (juillet 2014).

Diaporama GED-SAE from inforoutes
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Diaporama GED-SAE
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