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Compte-rendu du Bureau du 23 mai 2013

7 juin 2013

Compte-rendu du Bureau du 23 mai 2013

Les membres du Bureau syndical se sont réunis le 23 mai 2013 à 18h30 en visioconférence à partir de deux sites (Annonay et Privas) sous la Présidence de Monsieur Maurice Quinkal, Président du SIVU.
La modification de certains tarifs, la création du poste animateur SIG départemental et un point sur les embauches et les renouvellements de postes étaient à l’ordre du jour.

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Étaient présents  : Aïda Boyer, Patricia Curtius, Laurent Clérel, Vincent Mounier, Didier Picheral, Maurice Quinkal.

Assistaient également  : Bernard Arnaudon, Gilbert Capeillère, Henry-Pascal Eldin, Garlann Nizon, Amandine Renault, Daniel Suszwalak.

1/ Modifications de certains tarifs syndicaux
Les modifications qui pourraient être soumises à l’approbation du comité syndical sont :

- Dans les devis proposés d’abonnements (il est cité l’exemple de Zimbra), il n’est pas ajouté systématiquement les frais de paramétrages. Ceux-ci vont être ajoutés afin de clarifier les devis, soit en général 205 € HT pour une demi-journée.

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Le logiciel PMB

- Logiciel PMB pour la gestion des bibliothèques. Une vingtaine de collectivités utilisent le logiciel. Comparés à d’autres prestataires, nos tarifs sont très bas. Daniel Suszwalak propose d’augmenter les frais d’installation selon le nombre d’habitants de la commune. Les coûts de paramétrage et d’hébergement resteraient fixes, c’est le coût d’installation qui augmenterait.
M. Quinkal aimerait connaître le tarif pour une intercommunalité qui prendrait le logiciel pour ses communes. Bernard Arnaudon précise que cela dépend de la gestion du fonds documentaire : si chaque bibliothèque gère son fonds indépendamment, alors c’est une installation spécifique et une facturation propre. Si les bibliothèques gèrent un fond commun, alors il n’y a qu’une installation et une facturation commune.


-  Zimbra, le webmail  : il y a souvent des problèmes au niveau de l’archivage. La taille des boîtes aux lettres augmente. Une limite est fixée dès la signature du contrat, or les techniciens doivent la repousser régulièrement pour satisfaire les demandes. Doit-on plafonner ? Il risque d’y avoir des insatisfactions dues à des problèmes de réception.
Daniel Suszwalak propose de se calquer sur les standards actuels du marché, soit un plafond de 2 Go et pour tout Go supplémentaire, cela coûterait 1 € par Giga. Dès le départ, le nombre de Go mis à disposition serait défini sur le contrat afin d’éviter une augmentation ponctuelle, qui serait difficile à suivre administrativement. Une révision annuelle du contrat, avec augmentation ou diminution, serait possible.

- Visioconférence : il n’y a aucun tarif de défini pour la location du pont, même si ce service est plutôt occasionnel. Daniel Suszwalak propose un tarif de 150 € HT pour une demi-journée, qui comprend la location du pont de visioconférence et l’utilisation de la bande passante des Inforoutes.

- Téléprocédures, c’est-à-dire la télétransmission des actes. Aucune tranche haute n’avait été fixée. Une proposition est faite de rajouter une tranche de 1 500 à 9 999 habitants (précédemment 1 500 à 3 000 habitants), et une tranche haute de plus de 10 000 habitants ou 50 agents pour un EPCI. Pour ce dernier, le tarif serait le double de la tranche précédente.

- La création d’un nouveau service est proposée : un «  Pack démat », regroupant i-parapheur, Pastell, télétransmission électronique... On utiliserait les mêmes tranches que pour les téléprocédures avec des tarifs multipliés par deux.

- Rectification d’erreur sur un coût de formation due à une erreur de saisie probablement : les adhérents avaient un tarif plus élevé que les non-adhérents.

- Rationalisation des tarifs de sauvegarde : une sauvegarde à distance sur nos serveurs est possible à travers un lien internet. Jusqu’à aujourd’hui, le coût est de 1 €/ 500 Mo sans plafond. Sur le marché, il est plutôt pratiqué un tarif dégressif. Il est proposé de mettre en place le tarif suivant : 1 € / 500 Mo jusqu’à 5 Go. Ensuite, au-dessus de 5 Go, ce serait 1 € le Go supplémentaire (exemples donnés sur le tarif « adhérents »).
Il faut savoir que les sauvegardes réduisent la bande passante des Inforoutes et ont donc un coût réel pour notre activité.

Le Bureau approuve ces modifications, le Comité syndical restant maître de la décision finale.

2/ Espaces Numériques de Travail dans le secteur primaire : présentation d’expériences et suite à donner
Le point est ajourné car les ENT ne semblent pas une priorité de l’Éducation Nationale au niveau départemental.

3/ Proposition de cotisation pour les EPCI sans fiscalité propre (syndicats,...)
Au Comité syndical, il avait été décidé qu’un tarif d’adhésion faible serait mis en place pour ces EPCI sans fiscalité propre, afin de faciliter leur adhésion.
Une proposition de cotisation est présentée au Bureau, mais sera votée au prochain Comité syndical. La cotisation annuelle se baserait sur une stratification selon le nombre d’agents, soit :
- moins de 10 agents : 200 €,
- de 11 à 19 agents : 400 €,
- de 20 à 35 agents : 800 €,
- + de 35 agents : 1600 €.
Le terme « agent » est entendu comme « équivalent temps plein ».
La proposition est validée par le Bureau, le Comité Syndical restant maître de la décision finale.

4/ Création du poste d’animateur du SIG départemental
Afin d’animer la nouvelle plateforme départementale SIG sur laquelle nous travaillons avec le Conseil Général 07 et le SDIS depuis 2 ans, il est nécessaire de procéder à la création du poste suivant dans le tableau des effectifs :
- 1 poste de technicien principal de première classe, à compter du 15 juin 2013.

Le Bureau autorise la création de ce poste.

5/ Embauche ou renouvellement de divers postes contractuels
Afin de renforcer l’équipe technique, suite en particulier à la mutualisation de la maintenance informatique des collèges avec le Conseil général, il est prévu de créer deux postes :
- 1 poste d’adjoint technique principal de seconde classe, à compter du 1er août 2013.
- 1 poste d’adjoint technique principal de première classe, à compter du 1er août 2013.

Le Bureau autorise la création de ces postes.

Par ailleurs, il est proposé au Bureau d’autoriser M. le Président à procéder à différents recrutements sur des emplois non titulaires :

  • pour besoin « lié à un accroissement saisonnier d’activité » (loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires applicables aux fonctionnaires Territoriaux – article 3-2) : un technicien territorial comme « technicien de maintenance informatique », du 3 août 2013 au 2 février 2014, recruté au niveau bac minimum, échelon 2
  • pour « emploi permanent lorsque les besoins des services ou la nature des fonctions le justifient » (loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires applicables aux fonctionnaires Territoriaux – article 3-3-2°) : un attaché territorial comme « assistant des services en ligne – community manager », recruté au niveau bac + 3 minimum, échelon 1. Ce poste est créé pour une durée limitée au financement de la mission, du 1er juin 2013 au 31 mai 2016.

Le Bureau approuve ces recrutements et autorise M. le Président à signatures.

Une réflexion est actuellement lancée sur le développement de notre service sur l’administration électronique et notamment l’archivage. Daniel Suszwalak pense qu’il faut un vrai chef de projet à temps partiel. Il y a aussi un autre point qu’on ne développe pas assez, c’est l’assistance à maitrise d’ouvrage (AMO). Le syndicat est sollicité mais aucun agent n’a le temps d’y répondre, or l’AMO est dans la lignée de nos services.
Troisième problème : le syndicat n’a qu’un seul administrateur réseau, Henry-Pascal Eldin. Cela représente une vraie fragilité pointée depuis longtemps. L’équipe salariée réfléchit sur ces points, notamment sur une éventuelle embauche, ou une réorganisation du fonctionnement.
Daniel Suszwalak propose de continuer à investir en moyens humains afin dans un premier temps de renforcer les services actuels puis aussi d’élargir nos services, comme l’AMO et l’archivage électronique. Pour cette année, il faudra peut-être utiliser notre provision, afin de mettre en place ces services qui semblent de vrais investissements sur le long terme.
M. Quinkal rappelle que les collectivités apprécient la réactivité du Syndicat.

Sur le principe, le Bureau est d’accord pour poursuivre la réflexion en équipe. M. Clérel demande quelle est la réalité du marché pour l’AMO. Daniel Suszwalak estime que 20 000 € de chiffre d’affaires ont été perdus sur l’AMO en un an par manque de temps.
M. Clérel estime qu’il faut aussi prendre en compte les opportunités en interne, pour des agents qui voudraient s’investir.
M. Picheral observe que l’AMO est un métier en soi, qui nécessite de vrais compétences, relationnelles et rédactionnelles.

Garlann Nizon se présente au Bureau. Elle fait actuellement le tour des structures et des projets communs émergent. Une prochaine réunion de la commission des CCM est envisagée en septembre.

6/ Définition de notre politique de soutien au logiciel libre
Ce point est ajourné à un prochain Bureau.

7/ Cotisations 2013 auprès de diverses associations
Il est proposé l’adhésion (ou le renouvellement d’adhésion) aux associations suivantes pour l’année 2013, et de payer les montants d’adhésion correspondants :

- Association des Développeurs et des Utilisateurs de Logiciels Libres pour les Administrations et les Collectivités Locales (ADULLACT) : 4 260 euros (nécessite de renouveler par avenant n°1 le protocole d’accord du 15/02/2010 avec l’association)
- Association pour le Développement des e-Procédures (ADeP) : 1 500 euros
- Association pour le Développement en REseau des Territoires et des Services (ADRETS) : 40 euros
- Cyb’Ardèche : 10 euros

Le Bureau approuve ces adhésions, et autorise M. le Président à signer l’avenant n°1 à intervenir avec l’ADULLACT.

8/ Sécurité au travail : nomination d’un ACFI (Agent Chargé d’une Fonction d’Inspection)
Monsieur le Président informe l’assemblée délibérante que le Centre de Gestion de l’Ardèche met à disposition des collectivités affiliées qui en font la demande, dans les conditions exposées ci-dessous, un conseiller en prévention, qui assure la mission d’ACFI.

Les missions confiées sont prévues par l’article 5 du décret n°85-603 du 10 juin 1985 modifié, à savoir :

  • Contrôler les conditions d’application des règles applicables en matière d’hygiène et de sécurité définies à la 4ème partie du Code du Travail et par les décrets pris pour son application sous réserve des dispositions du Décret n°85-603 du 10 juin 1985 ;
  • Proposer à l’autorité territoriale toute mesure qui lui paraît de nature à améliorer l’hygiène et la sécurité du travail et la prévention des risques professionnels ;
  • Proposer, en cas d’urgence, les mesures immédiates qu’il juge nécessaires à prendre par l’autorité territoriale.

Pour ce faire la collectivité s’engage à :

  • Laisser du temps à l’ACFI pour qu’il puisse assurer pleinement ses missions.
  • Transmettre à l’ACFI les suites données à ses rapports (inspection, cas d’urgence et danger grave et imminent). Il recevra les suites données aux rapports des experts saisis pour les enquêtes de danger grave et imminent.
  • Présenter à l’ACFI le document unique, le registre de danger grave et imminent, les fiches de risques professionnels et le registre d’hygiène et de sécurité. Lui laisser l’accès à tous les locaux et chantiers est nécessaire.

L’ACFI n’est pas un agent de substitution aux obligations de surveillance de la part des chefs de service. Il ne se substitue pas à l’Autorité Territoriale dans l’accomplissement de ses obligations légales en matière de respect des règles d’hygiène et de sécurité au travail telles qu’elles résultent des textes en vigueur.

L’intervention de l’ACFI est financée par la cotisation additionnelle versée au CDG07 (0,04%).

Le Bureau accepte cette mise à disposition et autorise le Président à signatures.

9/ Demande de financement de la Commune de Saint Marcel d’Ardèche pour sa Maison des Services Publics
Le SIVU met déjà à disposition le matériel informatique de la MSP, donc le syndicat a déjà co-financé en partie et ne donnera pas suite à la demande. Un courrier explicatif sera fait.

Questions et informations diverses

- Après débat, le Bureau décide de ne pas réunir un Comité syndical avant l’été. Il est choisi de réunir le Comité en septembre avec les cinq nouveaux représentants du CG07. La date prévisionnelle est le 23 septembre.
Entre temps, les membres du Bureau seront invités à une cérémonie de départ en retraite pour Gilbert Capeillère.

- Daniel Suszwalak explique le projet du portail commun des marchés publics en Ardèche pour les collectivités et les entreprises. Le nom de domaine pour le site internet "Ardeche-marchespublics.fr" a été choisi par le CG et déposé par les Inforoutes.

- Aïda Boyer annonce la visite du Premier Ministre le 31 mai 2013 à Annonay.

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