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Compte-rendu du Bureau du 4 octobre 2012

12 décembre 2012

Compte-rendu du Bureau du 4 octobre 2012

Les membres du Bureau se sont réunis le 4 octobre 2012 à 18h en visioconférence à partir de deux sites (Annonay et Privas) sous la Présidence de Monsieur Maurice Quinkal, Président du SIVU.

Étaient présents : Aïda Boyer, Christophe Chantre, Laurent Clérel, Patricia Curtius, Vincent Mounier, Didier Picheral, Maurice Quinkal.

Excusés : MM. Lemal et Roche étaient présents à distance mais ont connu des difficultés de connexion à la visioconférence.

Assistaient également : Bernard Arnaudon, Ludovic Bayle, Gilbert Capeillère, Henry-Pascal Eldin, Guy Fréry, Amandine Renault, Daniel Suszwalak.

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PV du Bureau du 4 octobre 2012

1/ Action sociale de la collectivité - délibération-cadre à prendre
La loi du 19 février 2007 oblige toutes les collectivités à définir leur action sociale, mais la loi ne fixe pas de montant obligatoire.
Le DGS précise que le SIVU a deux grands types d’actions sociales : les chèques-restaurants, dont la moitié est payée par le SIVU (soit un budget annuel pour le SIVU d’environ 6 000 €) et un chèque-service à Noël de 50 € par agent. Ce sont les deux actions réalisées par le SIVU, correspondant environ à 1,5 % de la masse salariale et le syndicat n’a pas les moyens financiers de souscrire à d’autres actions.

Patricia Curtius s’informe du nombre d’agents ayant souscrit à une couverture prévoyance (garantie du maintien de salaire). Seuls deux agents y ont souscrit à titre individuel. Patricia Curtius propose de mettre ce point dans les réflexions de l’année prochaine. Le Bureau donne son accord pour ces actions et reporte à l’an prochain la question de la couverture prévoyance.

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Les membres du Bureau se réunissent plus facilement grâce à la visioconférence

2/ Point sur les relations avec le Conseil Général de l’Ardèche et sur les modifications statutaires liées
Le Conseil Général augmente peu à peu son partenariat avec le SIVU : SIG, expérimentation pour la maintenance des collèges, Vtiger... Dernièrement, Bernard Arnaudon leur a montré à distance le service i-parapheur. Jusqu’à aujourd’hui, le Conseil Général subventionnait le SIVU mais n’entrait pas dans la gouvernance. Afin de faciliter les relations, il envisage d’adhérer au syndicat.
Cette adhésion entraînerait une modification des statuts du SIVU. Un cabinet juridique, mandaté par le Conseil Général, a été chargé de réaliser une proposition sur cette modification. Le Bureau en discute. Certains points sont à revoir :

  • le nombre de délégués. Le SIVU souhaite au maximum cent délégués la proposition de l’unanimité sur les décisions, unanimité qui est rarement mise en place dans d’autres structures car difficile voire impossible à obtenir le nombre de délégués du Conseil Général, à définir. Le Bureau propose 25 %, comme les Landes
  • la deuxième convocation des délégués après carence de quorum, qui est fixée à trois jours dans le projet, doit être revue (vérifier la possibilité de reconvoquer une heure après le premier Comité)
  • les blocs de services, dont la division en trois parties n’est pas cohérente
  • la création des emplois, qui, dans l’actuel projet, serait délibérée par le Comité syndical. Il est préférable de garder le système actuel avec une décision prise par le Bureau syndical.

Le calendrier prévisionnel serait le suivant : un Comité syndical en décembre validerait les nouveaux statuts, qui devront être ensuite votés par les collectivités (elles auront deux mois pour le faire) ; côté Conseil Général, les statuts pourraient être approuvés en DM 3 en décembre, ce qui provoquerait finalement une adhésion d’ici avril 2013.

Sur le principe de travailler avec le Conseil Général, le Bureau accepte, mais il mandate les services et le Président pour amender le projet dans le sens décrit ci-dessus. Un retour sur la réunion avec le Conseil Général sera effectué par mél au Bureau.

3/ Association ADULLACT
Le SIVU, après réflexion, avait décidé de se représenter au conseil d’administration de l’ADULLACT. L’association a par erreur ignoré cette demande et le SIVU n’a pas été réélu.

Par ailleurs, il est proposé de mutualiser l’i-parapheur ou le portail PASTELL, qui permet la dématérialisation complète, afin de créer les services correspondants auprès de nos collectivités. Ce produit a été pensé par le Centre de Gestion du Nord et a été mis en œuvre par ADULLACT-Projet, il est aujourd’hui en production et stabilisé.

Daniel Suszwalak informe également que la DGME (Direction Générale de la Modernisation de l’État) a proposé au SIVU, via l’ADULLACT, un test de dématérialisation complète des bulletins de paye des agents. La DGME cherche des collectivités mutualisatrices pour faire ces tests et il est intéressant d’y participer. Le SIVU a donc accepté la proposition.

Les élus prennent acte de ces informations.

4/ Remboursement de frais de déplacements - modalités à définir Ce point a été évoqué lors du séminaire des agents du 2 octobre. Il est fixé que, lors d’un déplacement, les distances réelles sont à prendre en compte dorénavant, et non plus uniquement la distance entre le lieu de travail et le lieu du déplacement. La mission commence à l’heure de départ de la résidence administrative ou de la résidence personnelle et se termine à l’heure de retour à la résidence administrative ou à la résidence personnelle, le choix entre la résidence administrative ou personnelle correspondant au lieu du départ effectif et du retour effectif.
Les élus approuvent.

5/ Projet de salle blanche dans les locaux de Privas - réflexions du Bureau et suites à donner
Le SIVU a 94 unités/serveurs à Alixan, déplacées et renouvelées du Cheylard en 2009. Cette installation était une grande opération, qui a fini de professionnaliser le SIVU en matière d’hébergement. Le contrat avec ADTIM à Alixan prend fin en septembre 2013, et le SIVU ne sait pas s’il sera possible et souhaitable de le reconduire. Les tarifs sont coûteux mais restent intéressants au regard de la concurrence, avec toutefois une augmentation significative à attendre des charges électriques, qui s’ajouterait au prix d’hébergement.
Le SIVU note qu’il y a eu des pannes électriques paralysantes depuis cet été (trois). Les services sont handicapés et les techniciens sont obligés de se déplacer dans la Drôme pour y remédier.
Enfin, la création d’une salle blanche à Privas serait aussi une action symbolique, dans le cadre du développement numérique du département de l’Ardèche.

Les locaux de Privas pourraient accueillir ce data center, avec des aménagements nécessaires : système de refroidissement adapté, sécurisation de l’ensemble... La question de la réplication, actuellement à Privas, est en réflexion. Il s’agirait d’un investissement financier amorti sur 20 ans.
Le Conseil Général réfléchit également sur l’amélioration de son centre-serveurs.

Le Bureau donne son accord de principe à l’unanimité, sous réserve d’une discussion avec le Conseil Général et le SDIS, qui sont les deux autres collectivités nécessitant d’importants moyens informatiques.

6/ Convention de location pour le bureau d’Annonay
La convention pour la location du bureau d’Annonay doit être renouvelée, à dates régulières. Il s’agit essentiellement d’une révision des tarifs. Ce renouvellement pourrait être l’occasion d’ajouter à la convention deux points :

  • l’accès au parking du château. Actuellement, les agents du SIVU se garent sur le parking du supermarché. Il s’agit d’un trajet relativement court entre ce parking et le bureau mais lors d’intempéries ou lorsqu’il y a du matériel à décharger, ce trajet devient un problème. Le château a envoyé le tarif pour l’achat des badges d’entrée (34€/badge TTC). Toutefois, le SIVU s’interroge sur le principe : un locataire devrait pouvoir accéder à son local sans payer de surplus. Aïda Boyer se propose d’en parler au prochain bureau d’adjoints, qui a lieu lundi 8 octobre
  • l’utilisation de la salle adjacente au bureau. Le SIVU souhaite installer le matériel de visioconférence peu encombrant dans cette petite salle. Ce matériel serait mis à disposition du château et le SIVU s’en servirait occasionnellement lors de réunions à distance. Il semble y avoir un malentendu avec le château, qui craint une utilisation permanente de la salle par le SIVU ou au profit de la visioconférence. Un mél va être envoyé afin de détailler la démarche et les plages horaires d’utilisation. Aïda Boyer se propose d’en parler au prochain bureau d’adjoints, qui a lieu lundi 8 octobre.

Questions diverses
- La Commune de Creysseilles est adhérente au SIVU depuis le 15 Juin 2012.

- Le DGS informe le Bureau du projet de la SCOP ECLECTIC, une e-coopérative d’entrepreneurs, à Montpezat-sous-Bauzon. Moteur dans le télétravail, la SCOP souhaite acheter des locaux pour y implanter son siège, un centre de co-working et une résidence d’entrepreneurs. Elle a sollicité le SIVU pour prendre des parts dans la SCI mais, de par son statut et sa mission, le SIVU est dans l’impossibilité de le faire. Sa deuxième demande pourrait être acceptée : il s’agit de l’aider dans l’équipement et notamment la visioconférence. Le Bureau donne son accord, à condition que la SCOP accepte de laisser le lieu avec la visioconférence accessible largement. Le SIVU aurait alors un point supplémentaire de visioconférence en Ardèche.

- Suite au déplacement du préfet d’Ardèche en Lozère, qui a loué les espaces publics numériques, les relais de service public et la visioconférence dans ce département, le Président et le DGS souhaitent le rencontrer afin de parler notamment des difficultés rencontrées par ces espaces en Ardèche, et aussi des visio-accueils. Malgré une précédente demande, le SIVU n’a pas pu rencontrer le préfet. Un courrier de relance sera donc prochainement envoyé, signé par le Président du SIVU.

- Suite au recrutement d’une nouvelle assistante de communication, les membres du Bureau qui n’étaient pas présents à la dernière réunion font connaissance avec Amandine Renault, dont le contrat a débuté le premier juin 2012.

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