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Compte-rendu du Bureau du 27 janvier 2014

3 février 2014

Compte-rendu du Bureau du 27 janvier 2014

Les membres du Bureau syndical se sont réunis le 27 janvier 2014 à Privas (visioconférence avec Annonay) sous la présidence de Monsieur Maurice QUINKAL, Président du Syndicat. À l’ordre du jour : le débat d’orientation budgétaire.

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Étaient présents : Aïda Boyer, Laurent Clérel, Didier Picheral, Maurice Quinkal, Jean-François Roche, Christophe Chantre.

Assistaient également en tant qu’invités : Bernard Arnaudon, Ludovic Bayle, Bertrand Cochard, Henry-Pascal Eldin, Garlann Nizon, Amandine Renault, Daniel Suszwalak, Renaud Vincent (Conseil Général de l’Ardèche).

1. Orientations budgétaires 2014 en vue de la présentation au Comité syndical

Il s’agit d’une première présentation du budget 2014. Daniel Suszwalak passe en revue les différents chapitres.

BUDGET PRINCIPAL
Dépenses
Chapitre 011 « Charges à caractère général » : en 2014 il y aura une augmentation des coûts liée à une augmentation du nombre des agents et également aux futurs coûts de fonctionnement de la salle blanche. Entre l’électricité et la maintenance, le coût associé à la création de la salle est conforme aux calculs prévisionnels réalisés.
Didier Picheral : pourquoi ne pas enregistrer ces dépenses sur le budget de la régie ?
Daniel Suszwalak : c’est plus logique car on bascule tout l’amortissement de la salle blanche sur le budget principal.

Chapitre 012 « Charges de personnel » : en 2013 le SMI a embauché 2.5 équivalents temps plein pour la maintenance des collèges, et également en cours d’année un animateur SIG. En 2014, le budget doit comptabiliser leurs salaires pour un an. Mais en parallèle, pour financer le poste SIG, il y aura les recettes de ce service.
Également dans ce chapitre : avec la mise en place de la salle blanche, il est nécessaire d’avoir un agent disponible le soir et le week-end pour la continuité des services. C’est pourquoi Daniel Suszwalak propose de mettre en place des astreintes, pour un coût annuel de 8 000€ bruts environ à prévoir dans le budget.
Il ajoute : fin 2008 il y avait 12,5 ETP au Syndicat, fin 2013 nous sommes passés à 21 agents et cette année nous compterons sûrement une personne de plus. Il y a une augmentation du personnel mais le budget s’équilibre par l’augmentation des services proposés. Le budget de la régie augmente et la mutualisation avec le CG07 permet de compenser en partie les embauches pour la maintenance des collèges. De plus, le poste de Garlann Nizon devrait encore être cofinancé pendant deux ans par le CG26.

Chapitre 67 « Charges exceptionnelles » de 10 000€ l’an prochain. Il s’agit d’un service que nous avons mutualisé avec le CG07 concernant le rôle de Correspondant Informatique et Libertés ; tout d’abord pour nos propres besoins, mais ce service pourrait également être proposé aux collectivités. Il s’agit d’une somme et d’une imputation prévisionnelles.

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Le Bureau syndical, côté Privas

Chapitre 68 « Dotations aux amortissements et provisions » de 40 000€ : il s’agit d’une validation de services suite à une longue période d’un agent en situation de non-titulaire.

Le budget prévisionnel de 2014 dépasse la barre du million d’euros, une augmentation inédite au Syndicat.

Recettes
Au lieu de 15 000€ d’excédent on est passé à 70 000€ en 2013.

Chapitres 042 et 043 « Opérations d’ordre » : il n’y aura plus d’amortissements de subventions en 2014.

Chapitre 74 : il s’agit des recettes des cotisations des adhérents, dont le CG07. Le Syndicat préfère budgéter à la baisse au vu des incertitudes liées aux regroupements des communes dans le cadre de la nouvelle carte intercommunale. Aïda Boyer confirme que la nouvelle communauté d’agglomération d’Annonay conservera les même compétences, et donc son adhésion au Syndicat.
Une discussion sur les prévisions d’adhésions s’enchaîne.
Renaud Vincent : quid des communes drômoises ?
Daniel Suszwalak : les deux communautés de communes drômardéchoises qui étaient déjà adhérentes ont fusionné, et ont annoncé qu’elles allaient reprendre le maximum de compétences, mais nous sommes en attente de décisions. La question de l’adhésion se pose aussi pour l’ancienne CdC de l’Hermitage, suite à sa fusion avec le Tournonais.

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Le Bureau syndical, côté Annonay

Chapitre 77 « Produits exceptionnels » : on est devenu un syndicat mixte ouvert, donc on a le droit de récupérer en recettes les montants des amortissements qu’on paye jusqu’à une certaine hauteur, et sous réserve que la section d’investissement soir excédentaire ; soit une somme de 70 000€ qui permet de couvrir les dépenses importantes de cette année.

Il est à noter que le budget a été prévu à montant de cotisation constant. Aïda Boyer approuve et pense qu’il s’agit d’une bonne initiative pour attirer de nouveaux adhérents. Daniel Suszwalak propose que, sauf ajustements à la marge, les tarifs des services ne bougent pas non plus en 2014, à l’exception de Cosoluce. En effet ce tarif évolue en fonction de l’éditeur. L’éditeur augmente ses tarifs de 1,1 %, donc nos tarifs évolueraient de même de 1,1%.

REGIE
Dépenses
Chapitre 011 « Charges à caractère général » : la revente de matériel est notamment en forte augmentation. En 2014, il est prévu sensiblement la même somme. Il se pourrait, comme en 2013, que le Bureau doive voter une DM en fin d’année.

Chapitre 65 « Autres charges de gestion courante » : il s’agit de l’achat d’antivirus.

Recettes
Il est prévu que les recettes liées aux services augmentent encore, comme cela avait été le cas en 2013.

Une discussion s’ouvre sur les centres multimédias et notamment ceux qui ont résilié leur contrat. Didier Picheral demande si on a récupéré le matériel dans les centres fermés. Daniel Suszwalak répond que l’on a laissé le matériel de Gluiras, car la commune pourrait reprendre le centre à son compte.

2. Avis sur des ajouts et modifications de tarifs avant passage en Comité syndical

Voir point ci-dessus.
Par ailleurs, l’équipe pense qu’un service de synchronisation de fichiers dans le cloud pourrait intéresser des collectivités. Laurent Clérel demande s’il sera hébergé chez nous. Daniel Suszwalak confirme. Une proposition sera faite au Comité syndical.

3. Convention de participation "prévoyance" : délibération finale à prendre

Une première délibération de principe a été transmise au centre de gestion. La procédure veut qu’après le passage au Comité technique du Centre de Gestion, une nouvelle délibération soit prise. Le Bureau approuve.

4. Projet d’adhésion à la FNCCR : nouveautés du dossier

Au dernier Bureau, les élus avaient décidé de suivre l’évolution de ce partenariat entre Déclic et la FNCRR, sans adhérer immédiatement. Daniel Suszwalak s’est rendu à Paris en janvier pour assister à l’une des réunions. Celle-ci s’est tenue sur un mode politique, relativement éloigné des préoccupations techniques inhérentes au Syndicat. Il est donc demandé aux élus de réfléchir à nouveau sur l’opportunité d’adhérer à cette structure.
Les élus débattent de l’intérêt de cette adhésion. Il est décidé que, sous réserve que la majorité des réunions se fassent en visioconférence, le Syndicat adhérerait pour 2014 afin de pouvoir suivre les discussions et les évolutions.

5. Autorisation donnée au Président de signer des réponses aux MAPA

Il est proposé au Bureau de reconduire l’autorisation donnée à M. le Président pour signer les réponses que le Syndicat pourrait apporter aux marchés publics dits « à procédure adaptée » pour l’année 2014.
En effet, par nature ces marchés connaissent des délais de réponse souvent très courts, qui ne permettent pas la réunion d’un Bureau Syndical entre l’avis d’appel public à la concurrence et la date de réponse.
Le Bureau reconduit son autorisation à l’unanimité, en limitant cette délégation aux marchés à procédure adaptée et à l’année 2014. En cas d’urgence, le Bureau autorise le Directeur Général des Services à signer les réponses électroniques, sous la responsabilité du Président.

6. Informations sur le projet européen OASIS et suites à donner

Il est rappelé au Bureau qu’OASIS est un projet européen mis en oeuvre par le Pôle Numérique. A ce jour aucune démonstration concrète n’a été faite. Le calendrier a été mis en place : les premiers tests démarreraient en avril 2014, sur des collectivités drômoises voire ardéchoises. Les tests s’échelonneraient sur un an, donc avec une mise en production prévue courant 2015. Le Syndicat a reçu une demande de Hervé Rasclard, Président de Pôle Numérique, qui souhaite savoir si le Syndicat souhaite, sur le principe, s’engager dans l’opération, selon des modalités contractuelles qui ont été cadrées juridiquement.

Après débat, il est décidé de proposer au Pôle Numérique qu’une collectivité ardéchoise soit dans le panel des testeurs. Daniel Suszwalak fera une suggestion en ce sens.
Le Bureau se dit par ailleurs conscient du potentiel lié à l’interopérabilité des données et à l’open data, et réaffirme qu’il n’est pas opposé à un travail partenarial dans le cadre d’OASIS, sous réserve d’être plus étroitement associé à l’élaboration du projet.

7. Convention à intervenir avec l’association ADULLACT

Le Syndicat a renégocié ses relations conventionnelles avec l’association ADULLACT.
Bernard Arnaudon explique la convention qui nous lie à ADULLACT : le Syndicat adhère à l’association et achète également des services de dématérialisation à la coopérative ADULLACT Projet, avec un coût annuel de maintenance.

Le coût de la convention a été revu et une convention est proposée pour 3 ans pour un montant de 3 500€ annuel.

Sur cette nouvelle convention figurent deux outils en option :
- le suivi des séances délibérantes, outil « i-delibre » destiné aux élus qui permet de récupérer sur son ordinateur ou sa tablette l’ordre du jour, de prendre des notes et de délibérer. C’est un outil à la mode et qui fonctionne.
- la facturation, mais c’est encore en développement. L’outil sert à dématérialiser les factures.

Daniel Suszwalak réfléchit ainsi à doter les élus du Bureau de tablettes, car ce serait un outil adapté au SMI, qui donnerait de plus un côté moderne aux réunions.
Le Bureau valide cette convention.

Questions diverses

- Point sur les adhésions : les premières demandes d’adhésion des syndicats arrivent.
Daniel Suszwalak rappelle que les adhésions sont basées sur des tranches selon le nombre d’agents.

- Le Syndicat souhaiterait augmenter le montant de la régie d’avances gérée par Ludovic Bayle. Celle-ci sert à payer notamment des noms de domaine, des frais de télécoms et pourrait aussi payer des petits pièces techniques spécialisées difficilement trouvables. Jusqu’à aujourd’hui le montant maximum de l’avance était de 750€. Il est proposé de monter à 1220€. Le Bureau approuve ce nouveau montant et l’élargissement de la régie à l’achat de petit matériel électronique.

- Le CG07 sollicite le Syndicat pour ouvrir un poste supplémentaire de géomaticien mutualisé, grade d’adjoint technique de seconde classe. L’agent partagerait son temps entre le Syndicat et le CG07. Au vu de l’évolution, le SMI est persuadé que la demande va augmenter. Le nouvel agent pourrait assurer les formations, l’édition de cartes...
La création de ce poste d’adjoint technique a déjà été prévu dans le budget et il pourrait s’intégrer dans la convention de mutualisation avec le CG07. Didier Picheral : nos tarifs permettront-ils d’équilibrer cette embauche ? Daniel Suszwalak est optimiste sur ce point.

- Le Bureau doit également statuer sur la création d’un nouveau poste d’adjoint technique de seconde classe, afin de pérenniser la situation d’un agent dont le renouvellement en statut de non-titulaire arrive au bout de ses possibilités en avril. Le SMI a investi plus de deux ans sur cet agent. Henry-Pascal Eldin précise que c’est un agent avec des compétences technique certaines. Le Bureau valide la création du poste.

- Daniel Suszwalak revient sur la question des astreintes. La gestion de la salle blanche sera à la fois technique et logistique. Afin d’assurer la continuité de services, il apparaît nécessaire de répartir le rôle d’administrateur réseau sur deux personnes, pour avoir une alternance dans l’astreinte. En l’occurrence, Daniel Suszwalak et Henry-Pascal Eldin en ont discuté avec Frédéric Jacouton, qui accepte cette nouvelle responsabilité. Daniel Suszwalak : cette mise en place d’un service d’astreinte permanent est amortie avec l’intégration de la salle blanche dans nos locaux. Le coût de ces astreintes s’élève à 8 000 euros bruts annuels, et passe par une modification de notre délibération relative au régime indemnitaire.
Laurent Clérel estime qu’il est risqué de n’avoir que deux agents dans ce rôle.
Didier Picheral s’enquiert de la probabilité d’une intervention en week-end. Henry-Pascal Eldin : c’est difficile à prévoir. Avec nos serveurs à Alixan, il n’était pas possible de faire de maintenance préventive. Avec la nouvelle installation, on pourra en faire plus régulièrement, vérifier les machines...
Didier Picheral demande si un agent a une accréditation pour la gestion de l’électricité.
Daniel Suszwalak répond qu’Henry-Pascal Eldin en a quelques-unes, qu’il faudra peut-être remettre à jour. La majorité des interventions dangereuses sera confiée à une société de maintenance.

Les élus fixent ensemble les dates des prochains Comités Syndicaux.

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